Hộ Kinh Doanh cá thể - tất tần tật những gì cần nắm rõ từ 2025 trở đi.

Chủ nhật - 25/05/2025 18:48

Năm 2025, mô hình hộ kinh doanh cá thể (HKD) vẫn là một lựa chọn phổ biến cho các cá nhân và gia đình muốn khởi sự và vận hành kinh doanh một cách độc lập. Để thành công và tuân thủ pháp luật, chủ HKD cần nắm vững các quy định về thuế, tài chính, kế toán, bảo hiểm xã hội và các vấn đề liên quan.

Hộ Kinh Doanh cá thể - tất tần tật những gì cần nắm rõ từ 2025 trở đi.

Dưới đây là tổng hợp những thông tin và chính sách mới nhất liên quan đến thuế, tài chính kế toán trong việc quản lý loại hình hộ kinh doanh cá thể tại Việt Nam, xin mời quý vị và các bạn cùng tham khảo nhé:

I. Chính sách Thuế, Tài chính, Kế toán Áp dụng cho Hộ Kinh Doanh Cá Thể (Năm 2025)

Các quy định cốt lõi vẫn xoay quanh Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, các Nghị định 123, 125, 126/2020/NĐ-CP, và đặc biệt là Thông tư 40/2021/TT-BTC (hướng dẫn thuế GTGT, TNCN và quản lý thuế với HKD) và Thông tư 88/2021/TT-BTC (hướng dẫn chế độ kế toán cho HKD).

1. Đăng ký thuế:

Bắt buộc trong 10 ngày làm việc từ khi có Giấy chứng nhận đăng ký HKD.

Mã số thuế duy nhất được cấp cho chủ HKD, cũng là mã số thuế của HKD.

2. Phương pháp tính thuế:

Phương pháp kê khai:
- Áp dụng cho HKD quy mô lớn (doanh thu, lao động theo Thông tư 40) hoặc HKD tự nguyện lựa chọn.
- Yêu cầu: Thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo quy định. HKD tự khai, tự nộp thuế.

Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu: 5% (một số dịch vụ đặc thù có thể 2%)
- Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu: 3%
- Hoạt động kinh doanh khác: 2%
Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) từ hoạt động kinh doanh:
- Tính theo tỷ lệ % trên doanh thu tính thuế.
- Tỷ lệ phụ thuộc ngành nghề (Thông tư 40/2021/TT-BTC), ví dụ:
  - Phân phối, cung cấp hàng hóa: 0.5%
  - Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu: 2% (cho thuê tài sản, làm đại lý xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp: 5%)
  - Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu: 1.5%
  - Hoạt động kinh doanh khác: 1%
- Lưu ý quan trọng về TNCN:
  - Đối với HKD nộp thuế khoán hoặc kê khai theo tỷ lệ trên doanh thu, số thuế TNCN này thường được coi là đã quyết toán cho phần thu nhập từ kinh doanh của chủ HKD. Chủ HKD không phải thực hiện quyết toán thuế TNCN riêng cho phần thu nhập này nữa, trừ khi có các nguồn thu nhập khác phải quyết toán.
  - Nếu HKD có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thì không phải nộp thuế GTGT và TNCN.

4. Hóa đơn, chứng từ:

HKD nộp thuế theo phương pháp kê khai: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
HKD nộp thuế theo phương pháp khoán: ( Ko sử dụng )
- Không bắt buộc thực hiện chế độ kế toán.
- Sử dụng hóa đơn: Nếu khách hàng yêu cầu và HKD có nhu cầu, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh. Một số HKD khoán có thể được phép sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nếu đáp ứng điều kiện và đăng ký.
- Phải lưu giữ hóa đơn, chứng từ mua vào, bán ra liên quan đến hoạt động kinh doanh.

5. Chế độ kế toán (Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC):

Áp dụng bắt buộc: Cho HKD nộp thuế theo phương pháp kê khai.
Nội dung: Đơn giản hóa so với doanh nghiệp, tập trung vào:
- Chứng từ kế toán (phiếu thu, chi, nhập, xuất kho...).
- Sổ kế toán: Sổ chi tiết doanh thu, Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, Sổ chi phí sản xuất kinh doanh, Sổ theo dõi thuế, Sổ theo dõi thanh toán lương (nếu có lao động).
- Việc xác định doanh thu, chi phí phải rõ ràng, minh bạch.
HKD nộp thuế khoán ( củ ) : Không bắt buộc theo Thông tư 88 nhưng vẫn phải lưu giữ chứng từ để chứng minh nguồn gốc hàng hóa, xác định doanh thu, chi phí khi cần.

II. Bảo hiểm Xã hội (BHXH), Bảo hiểm Y tế (BHYT), Bảo hiểm Thất nghiệp (BHTN) đối với Hộ Kinh Doanh

Đây là một khía cạnh quan trọng mà nhiều chủ HKD cần đặc biệt lưu tâm, nhất là khi có sử dụng lao động.

Đối với chủ Hộ kinh doanh:
- BHXH bắt buộc: Chủ HKD không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc với tư cách là người lao động của chính HKD mình.
- BHXH tự nguyện: Chủ HKD có thể tham gia BHXH tự nguyện để hưởng chế độ hưu trí và tử tuất. Mức đóng tùy chọn dựa trên thu nhập tháng do người tham gia lựa chọn (thấp nhất bằng mức chuẩn hộ nghèo khu vực nông thôn, cao nhất bằng 20 lần mức lương cơ sở).
- BHYT: Chủ HKD bắt buộc phải tham gia BHYT theo hình thức hộ gia đình nếu chưa tham gia theo các nhóm đối tượng khác (ví dụ: đã có thẻ BHYT do công ty khác đóng, thuộc đối tượng hưu trí...). Mức đóng BHYT hộ gia đình được tính theo tỷ lệ % của mức lương cơ sở và giảm dần cho các thành viên tiếp theo trong hộ.
Đối với người lao động làm việc cho Hộ kinh doanh:
- Nếu HKD có ký hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên với người lao động:
  - BHXH bắt buộc: HKD có trách nhiệm đóng BHXH bắt buộc cho người lao động (bao gồm các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất). Tỷ lệ đóng góp được chia sẻ giữa HKD và người lao động theo quy định hiện hành (ví dụ, tổng tỷ lệ khoảng 25.5% trên quỹ lương, trong đó HKD đóng 17.5%, người lao động đóng 8%).
  - BHYT bắt buộc: HKD đóng 3%, người lao động đóng 1.5% trên tiền lương tháng đóng BHXH.
  - BHTN bắt buộc: HKD đóng 1%, người lao động đóng 1% trên tiền lương tháng đóng BHXH (áp dụng cho hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên).
- Thủ tục: HKD phải đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động với cơ quan BHXH quận/huyện nơi HKD đặt địa điểm kinh doanh.
- Hậu quả nếu không tuân thủ: Bị truy thu, phạt tiền chậm nộp, xử phạt vi phạm hành chính, ảnh hưởng quyền lợi người lao động.

III. Ưu điểm và Nhược điểm của Hộ Kinh Doanh Cá Thể

1. Ưu điểm:

Thủ tục pháp lý đơn giản: Thành lập nhanh, ít tốn kém.
Quản lý linh hoạt, chủ động: Toàn quyền quyết định.
Chi phí vận hành thấp: Không cần bộ máy quản lý phức tạp.
Chế độ thuế, kế toán được đơn giản hóa: Đặc biệt với phương pháp khoán, giảm áp lực sổ sách. HKD kê khai cũng có chế độ kế toán riêng, nhẹ nhàng hơn doanh nghiệp.
Tiếp cận thị trường địa phương dễ dàng.

2. Nhược điểm:

Trách nhiệm vô hạn: Rủi ro lớn nhất, chủ HKD chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân.
Huy động vốn hạn chế: Không có tư cách pháp nhân, khó phát hành công cụ nợ, cổ phần. Vay ngân hàng thường khó hơn và dựa nhiều vào tài sản cá nhân của chủ HKD.
Khó phát triển quy mô lớn: Do hạn chế về vốn, cơ cấu.
Tính pháp lý chưa cao: Ít được tin cậy trong các hợp đồng lớn so với doanh nghiệp.
Hạn chế về xuất hóa đơn GTGT (đối với HKD khoán): Gây bất tiện khi giao dịch với doanh nghiệp cần hóa đơn đầu vào.
Một địa điểm kinh doanh: Theo quy định, HKD chỉ được đăng ký 1 địa điểm kinh doanh (trừ kinh doanh lưu động, thương mại điện tử...). Muốn mở rộng phải thành lập HKD mới hoặc chi nhánh (nếu quy định cho phép cụ thể).
Rủi ro từ việc sử dụng lao động: Nếu không tuân thủ đúng Luật Lao động, Luật BHXH.

IV. Những Điều Cần Lưu Ý Sống Còn và Khía Cạnh Vận Hành Khác

Tuân thủ pháp luật là ưu tiên hàng đầu:
- Thuế và Kế toán: Nắm vững Thông tư 40, Thông tư 88. Lưu trữ hóa đơn, chứng từ đầy đủ, khoa học (tối thiểu 5-10 năm tùy loại).
- Lao động: Nếu thuê lao động, phải ký hợp đồng lao động, trả lương đúng hạn, đảm bảo điều kiện làm việc, đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ. Tuân thủ quy định về lương tối thiểu vùng.
- Giấy phép kinh doanh và điều kiện kinh doanh: Đảm bảo ngành nghề kinh doanh không thuộc danh mục cấm. Đối với ngành nghề có điều kiện, phải xin đủ giấy phép con (ví dụ: an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự...).
- Sở hữu trí tuệ: Đăng ký nhãn hiệu (nếu cần) để bảo vệ thương hiệu.
- Bảo vệ môi trường, an toàn vệ sinh thực phẩm, PCCC: Tuân thủ các quy định liên quan.
Quản trị tài chính thông minh:
- Tách bạch tài chính cá nhân và HKD: Dù pháp lý là một, nhưng nên có sự tách bạch tương đối trong quản lý dòng tiền để dễ theo dõi hiệu quả kinh doanh.
- Theo dõi doanh thu, chi phí: Dù là HKD khoán cũng nên có sổ sách ghi chép nội bộ để nắm bắt tình hình lãi lỗ, không chỉ dựa vào mức khoán của thuế.
- Quản lý dòng tiền: Đảm bảo có đủ tiền để thanh toán các nghĩa vụ, nhập hàng.
- Lập kế hoạch kinh doanh cơ bản: Dù nhỏ cũng nên có định hướng về mục tiêu, khách hàng, sản phẩm.
Ứng dụng công nghệ và chuyển đổi số:
- Bán hàng đa kênh: Ngoài cửa hàng truyền thống, cân nhắc bán hàng online qua mạng xã hội, sàn thương mại điện tử.
- Thanh toán không dùng tiền mặt: Sử dụng mã QR, chuyển khoản, ví điện tử để tiện lợi cho khách hàng và dễ quản lý.
- Phần mềm quản lý bán hàng (nếu cần): Giúp quản lý kho, doanh thu, khách hàng hiệu quả hơn khi quy mô tăng.
Xây dựng mối quan hệ và uy tín:
- Với khách hàng: Chất lượng sản phẩm/dịch vụ, thái độ phục vụ tốt.
- Với nhà cung cấp: Thanh toán đúng hạn, hợp tác lâu dài.
- Với cơ quan nhà nước: Tuân thủ quy định, hợp tác khi có yêu cầu.
Lường trước rủi ro và có kế hoạch dự phòng:
- Rủi ro tài chính: Biến động thị trường, chi phí tăng.
- Rủi ro pháp lý: Thay đổi chính sách, không tuân thủ quy định.
- Các rủi ro khác: Thiên tai, dịch bệnh, cạnh tranh.
Cập nhật kiến thức liên tục:
- Theo dõi các thay đổi về chính sách thuế, lao động, ngành nghề kinh doanh.
- Tham gia các buổi tập huấn, hội thảo (nếu có) do cơ quan thuế, hiệp hội tổ chức.
Cân nhắc chuyển đổi loại hình khi "áo đã chật":
- Khi HKD phát triển lớn, doanh thu cao, cần huy động nhiều vốn, muốn hạn chế trách nhiệm vô hạn, hoặc cần xuất hóa đơn GTGT thường xuyên một cách chủ động, việc chuyển đổi thành công ty (TNHH 1 thành viên, TNHH 2 thành viên trở lên, Cổ phần) là một bước đi cần thiết để phát triển bền vững và chuyên nghiệp hơn.

V. Tạm kết

Hộ Kinh Doanh từ 2025 trở đi cần nắm rỏ các quy định mới về thuế và các vấn đề liên quan trong quản lý thuế. Việc chủ động nắm bắt thông tin, đặc biệt về thuế, kế toán và bảo hiểm xã hội, không chỉ giúp HKD hoạt động ổn định, tránh rủi ro mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển trong tương lai. Hãy coi việc tuân thủ pháp luật và quản trị bài bản là một khoản đầu tư cho sự bền vững của chính HKD.

Lưu ý quan trọng: Các quy định pháp luật có thể thay đổi. Thông tin trên đây mang tính chất tham khảo tại thời điểm tháng 5 năm 2025. Chủ HKD cần thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất từ các nguồn chính thống (Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính, Cổng thông tin điện tử Chính phủ...) để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.